Прежде чем заняться разработкой ключевых показателей эффективности KPI (Key Performance Indicator) необходимо определиться с целями и задачами деятельности своей компании. Для многих предприятий и организаций определение своих целей может стать настоящей проблемой. Все дело в том, что руководство организации, в большинстве случаев, уделяет особое внимание процессам, которые не имеют должного влияния на конечный результат деятельности. Умение четко различать основные и второстепенные процессы, концертировать свое внимание на главном – эти задачи необходимо решить до начала внедрения системы ключевых показателей эффективности компании. В противном случае, вы потратите море сил, времени и энергии на определение ключевых показателей тех процессов, которые никак не влияют на конечный результат деятельности.
Для четкого определения ключевых показателей эффективности (KPI), необходимо обратить свое внимание на следующее:
- Создание единой схемы измерения процессов. Для работы компании на общий результат, необходимо определить единые критерии оценки деятельности для всех отделов, работающих в учреждении. Для этого необходимо организовать общее собрание, рассмотреть на нем возможные критерии оценки работы. Например, вы вырабатываете единые критерии оценки, в соответствии с которыми проходит начисление заработной платы, премии и т.д. Теперь каждый сотрудник может посмотреть критерии оценки его деятельности и в дальнейшем сделать упор в работе на установленные вами показатели. Таким образом, работники всей компании будут работать по одной системе, делая акцент в своей деятельности на те процессы, которые являются наиболее важными для успешной деятельности компании.
- Оценка показателей эффективности должна проходить на основе достоверных данных. К примеру, если вы решили измерить показатель привлечения клиентов в компанию, но не разработали для этого правил его расчета, то тогда показатель будет оцениваться недостоверно, то есть субъективно каждым отделом. Иными словами, вы не сможете четко определить работу каждого отдела в данном направлении, так как не владеете конкретными цифрами.
- Ключевые показатели эффективности должны быть понятны каждому сотруднику. Предположим, вы вывели 25 ключевых показателей эффективности, по которым будете оценивать работу своей организации. Вам необходимо объяснить подчиненным, на какие аспекты своей деятельности им необходимо обращать свое внимание в первую очередь. Если сотрудники учреждения не поймут целей вашей компании, не сориентируются, как работать с данной системой, то они в лучшем случае будут продолжать работать, как и прежде, а в худшем, фальсифицируют результаты своей деятельности с целью получения личной выгоды. Последняя система действий может нанести вред вашей компании, так как вы изначально будете ориентироваться на ошибочно внесенные показатели, и делать недостоверные выводы о работе всей компании. В каждой компании может существовать достаточно большое количество показателей (зависит от количества видов деятельности). Однако сотрудники свободно могут оценить лишь не более 20. Такое количество руководитель данного уровня управления в состоянии оценить, и принять по результатам их выполнения правильные управленческие решения.
- Благодаря собираемым данным, вы можете получать дополнительную информацию о своем учреждении. Например, в соответствии с полученными данными, вы видите, что уровень продаж вашей компании повышается каждый месяц, в среднем, на 1,2%. Следовательно, полугодовым планом будет повышение объемов продаж на 7,2%. Задача вполне достижимая и аргументированная, благодаря представленным данным.
- Влияние личностного фактора на определение ключевых показателей эффективности. Как показывают исследования, сложнее всего определить нормы для показателей, которые положительно влияют на работу сотрудников. Одна из причин подобных сложностей, определяется субъективным подходом людей к заполнению таблиц. Многие сотрудники не считают нужным высчитывать необходимые показатели, кто-то ленится, а кто-то просто не понимают, для чего нужна подобная система. В связи с этим, возникают проблемы с подведением общего результата, так как, порою, одни и те же данные, внесенные разными отделами, могут противоречить друг другу.
- Получение сотрудниками компании дополнительных полномочий. Ключевые показатели эффективности не просто отражают общую картину бизнеса, они дают толчок для изменения структуры работы учреждения. В соответствии с полученными данными, руководство учреждения принимает решение об оптимизации аппарата организации, изменения ее направленности. Однако, как показывают социологические исследования, именно до внедрения системы определения ключевых показателей, организации проводили изменение структуры своего учреждения (40%) и практически в два раза реже после (19%). Это говорит о том, что система позволяет обрести руководству компании уверенность в своих действиях, убедиться в правильности выбранного направления. 25% опрошенных признались, что изменений не было вообще, так как система определения ключевых показателей отразила верное направление деятельности, выбранной компанией.
- Актуальность ключевых показателей эффективности. Как уже было отмечено ранее, ключевые показатели должны быть едиными для всей компании, по ним определяются результаты деятельности компании. Периодически следует пересматривать показатели, поскольку цели компании могут меняться, может меняться внешняя среда, однако в некоторых случаях модернизировать систему показателей все-таки необходимо. Со временем компания меняет свои цели и задачи на более актуальные, ориентируется на другую аудиторию, изменяет штат сотрудников и объединяет (либо разъединяет) отделы. Все эти факторы могут повлиять на изменение и определение ключевых показателей компании.
Внедрение системы определения ключевых показателей эффективности потребует определенного времени. Чтобы все сотрудники одного предприятия научились пользоваться данными критериями, должно пройти время. Методом проб и ошибок вы найдете оптимальную систему для своего учреждения, которая в дальнейшем вам поможет не только увидеть объективную картину положения дел на предприятии, но и поставить цели и задачи своей деятельности на несколько лет вперед. |
